会議の生産性を上げる、「完了するコニュニケーション」のすすめ

こんにちは。コーチの梨木です。
今回は、会議の生産性を上げるために「コミュニケーションを完了する」ことの重要性についてお伝えします。

「コミュニケーションを完了する」ことを、私たちは「質問や提案、リクエスト、お願い、注文に対して正しく答えること」という意味で用いています。

例えば会議中にこんな会話があったとします。

Aさん「Bさん、今回の件は◯◯で進めるか、☓☓で進めるかどちらが良いと思う？」
Bさん「◯◯で進めるとすると〜が懸念です。☓☓で進めるとすると…が懸念です。」
Cさん「◯◯だと担当を変えたほうがよさそうだな」
Dさん「☓☓で進めるなら…してください」
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いかがでしょうか？
上記の例でAさんとBさんのコミュニケーションは完了しているでしょうか？

私が言うには、していません。

Aさんが「今回の件は◯◯で進めるか、☓☓で進めるかどちらが良いと思う？」と言っているのに対して、Bさんが正しく答えるとすれば、例えば
「◯◯です」か「☓☓です」という回答になるはずです。
※もしくは「どちらでもないです△△です」など

会議において、コミュニケーションが完了しないまま議論が進むと「質問や提案、リクエスト、お願い、注文」をした側の発言時間と、それに正しく答えられていない回答者の発言時間が無駄になる可能性があります。
また、その後の議論も未完了のコミュニケーションに基づいて行われるのは、効果的ではありません。

「あれ？そういえばあの件て結局どうなったんだっけ？結論出てたっけ？」
会議が終わってから未完了に気づき、またその確認のための時間が必要になる、なんていう無駄は極力避けたいですよね。

逆に1つずつコミュニケーションを完了していくと、会議の生産性は高くなります。
同じ時間で決まること、白黒つくことが多くなるためです。

コミュニケーションの未完了に気づくコツは、シンプルに、会話に耳を傾けることです。

特に「質問や提案、リクエスト、お願い、注文」のような発言をする側と受ける側が発生する場合に、受ける側の回答に注意してみてください。一見「答えている」ように見えて、実は答えになっていない、着地していない会話は意外と多いものです。

その回答、ちゃんと「質問の答え」になっていますか？